Factures
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La facture est le document de vente du magasin. Vous y ajoutez des lignes du catalogue (sous-services, produits / variantes, promotions, cartes-cadeaux selon modules), puis vous encaissez, planifiez une commande, ou liez un rendez-vous.
Les formations sont pour l’instant informatives sur le site ; elles ne s’ajoutent pas encore en ligne de facture. Voir Formations.
Si le module Avis Google est activé et configuré, la création d’une facture avec au moins une ligne service peut déclencher une invitation à noter Google Business (1ʳᵉ visite, ou après X mois). Voir Avis Google.
Liste des factures — onglets et filtres
En ouvrant Factures, vous voyez d’abord la liste. Pour retrouver vite ce qu’il faut, EliaFlow combine onglets et filtres.
La loupe du tableau ouvre la recherche (minimum 3 caractères). L’icône filtre est à côté des colonnes. Import / export Excel–PDF sont dans Autres actions ; Nouveau et le rapport de caisse restent des boutons à part (sur mobile, un menu ⋮ regroupe le reste).
Onglets de période
| Onglet | Usage |
|---|---|
| Créées aujourd’hui | Factures créées le jour même |
| Cette semaine / Ce mois / Mois dernier | Périodes fréquentes |
| Période personnalisée | Vous choisissez une plage de dates |
Onglets de statut
| Onglet | Affiche |
|---|---|
| Toutes | Factures actives (hors corbeille) |
| Payée | Encaissées |
| Non payée | Encore ouvertes |
| Remboursée / Annulée | Après remboursement ou annulation |
| Supprimée | Factures mises à la corbeille |
| Factures sans article | Anomalies (aucune ligne) |
Filtres du panneau
En plus des onglets, le panneau Filtres permet de croiser :
| Filtre | Exemple d’usage |
|---|---|
| Personnel | Ventes d’un employé (staff) |
| Mode de paiement | Débit, crédit, comptant, prépayé, Interac, N/D… |
| Client | Recherche par nom, téléphone ou courriel |
| Total facture | Repérer un montant précis |
| Point de service | Visible surtout en vue Master (multi-magasins) |
Astuce : combinez un onglet de période + un statut + un filtre (ex. « Ce mois » + « Payée » + un mode de paiement) pour préparer un contrôle ou un export.
Rapport de caisse (PDF)
Depuis la liste, l’administrateur peut générer le rapport de caisse (PDF) pour une journée (ou une plage : début / fin — par défaut aujourd’hui).
| À quoi ça sert | |
|---|---|
| Contrôle de fin de journée | Vérifier les encaissements du jour |
| Rapprochement bancaire | Comparer les totaux EliaFlow avec le compte / terminal (ex. total attendu type Clover : débit + crédit + Clover) |
| Comptabilité | Document de synthèse pour la tenue des livres |
Le rapport regroupe notamment : volumes et montants par statut de facture, synthèse des lignes de paiement, totaux par mode de paiement.
Il est recommandé de le générer chaque jour en fin de journée. Réservé aux rôles autorisés (pas au simple rôle staff).
Exporter les factures (ZIP ou tableau)
Selon le besoin, vous exportez autrement :
ZIP — PDF complets des factures
Sélectionnez des factures dans la liste → Exporter les factures sélectionnées (ZIP).
Vous obtenez une archive des PDF facture tels que le client les reçoit — utile pour archive, envoi groupé ou dossier comptable.
Tableau Excel / PDF — colonnes au choix
Actions du type Exporter (toutes les lignes d’une période, ou seulement la sélection) en Excel (XLSX / CSV…) ou PDF tableau.
Avant de télécharger, vous cochez les colonnes dont vous avez besoin parmi une liste prédéfinie, par exemple :
- client ;
- date ;
- numéro / statut ;
- articles ;
- totaux, taxes, pourboire, rabais ;
- personnel ;
- mode de paiement ;
- note ;
- (et point de service en vue Master).
Toutes les colonnes sont cochées par défaut ; vous personnalisez le fichier selon le besoin (caisse du jour, suivi client, contrôle, export comptable allégé, etc.).
| Format | Contenu |
|---|---|
| ZIP | PDF métier complets — pas de choix de colonnes |
| Excel / PDF tableau | Lignes de liste + colonnes choisies par l’utilisateur |
Personnel (staff) sur la facture
Si la gestion du personnel est activée pour la facturation, la facture est liée à un employé (staff) :
| Règle | Explication |
|---|---|
| Champ staff visible | Vous devez choisir l’employé rattaché à la vente (dès qu’il y a des lignes). |
| Pourboire | Tout pourboire de la facture est attribué à cet employé. |
| Staff désactivé | Le champ n’apparaît pas ; le système rattache un employé par défaut du magasin en arrière-plan. |
En résumé : pourboire = lié au staff de la facture.
Client : avec ou sans
| Situation | Client |
|---|---|
| Facture « caisse » classique | Optionnel — vous pouvez encaisser sans fiche client. |
| Facture + commande planifiée (retrait magasin ou livraison à une date future) | Obligatoire — il faut un client avec nom + courriel (et adresse si livraison). |
La commande planifiée n’est proposée que si les commandes en ligne / option « commande depuis facture » sont activées pour le magasin.
Liens possibles : commande ou rendez-vous
Selon les besoins du magasin, une facture peut être liée à :
| Lien | Usage typique |
|---|---|
| Commande en ligne | Commande créée depuis la facture (ex. pickup / delivery à une date future), ou commande web qui a généré la facture. |
| Rendez-vous | Facturation d’un RDV (le rendez-vous pointe vers cette facture). |
Les deux liens sont indépendants : le magasin utilise celui dont il a besoin (ou les deux selon le processus).
Rabais
Sur chaque ligne (article)
Chaque ligne peut avoir son propre rabais :
- en pourcentage (%), ou
- en montant ($).
Exception : une ligne certificat-cadeau (carte-cadeau) n’accepte pas de rabais de ligne.
Sur toute la facture
En plus des rabais ligne, vous pouvez appliquer un rabais global sur la facture (aussi en % ou en montant). Il s’applique sur le sous-total des lignes.
Total modifié à la main → pourboire
Le total à payer peut être ajusté manuellement :
| Action | Effet |
|---|---|
| Vous mettez un total plus élevé que le total calculé (lignes − rabais, hors logique cadeau) | La différence devient automatiquement le pourboire (montant fixe), attribué au staff de la facture. |
| Vous mettez un total plus bas que le minimum calculé | Refusé — le total ne peut pas descendre sous ce plancher. |
Paiements
Sur une même facture, vous pouvez combiner plusieurs modes de paiement (ex. carte + espèces + prépayé), chacun avec son montant, jusqu’à couvrir le total.
| Mode | Comportement |
|---|---|
| Crédit, Comptant, Débit, Virement Interac, Prépayé | Combinables entre eux (et avec certificat-cadeau si attaché). |
| N/D (N/A) | Seul mode autorisé sur la facture — pas combinable avec un autre. |
| N/D (N/A) — condition | Choisisable uniquement si le montant total de la facture (avec pourboire) est 0 (ex. 100 % offert / soldé à zéro). |
Le prépayé n’est pas exclusif : vous pouvez payer une partie en prépayé et le reste avec un autre mode.
Statuts utiles : annuler, rembourser, envoyer
Annuler
| Condition | Détail |
|---|---|
| Statut | Facture encore créée / non payée (pas encore encaissée complètement). |
| Droits | Permission d’annuler + droit de modifier la facture. |
| Effet | Passe en annulée. |
Dès que la facture est payée, l’annulation n’est plus proposée — utilisez le remboursement.
Rembourser
| Condition | Détail |
|---|---|
| Statut | Facture payée. |
| Droits | Permission de rembourser + droit de modifier. |
| Effet | Passe en remboursée (motif enregistré). |
Envoyer par courriel
Vous pouvez envoyer la facture au client par e-mail (bouton Send by Email), quel que soit le statut (ouverte, payée, annulée…), si :
- le module de modèles d’e-mails est actif ;
- vous avez la permission d’envoi ;
- la facture a un client avec une adresse e-mail.
Sans client ou sans e-mail, l’envoi n’est pas possible.
Catalogue et archive
| Règle | Explication |
|---|---|
| Ligne = élément du catalogue | Choix parmi ce qui est actif (non archivé). |
| Élément archivé | Plus proposé pour une nouvelle facture. |
| Anciennes factures | Les lignes déjà facturées restent visibles. |
Critères de réussite
- Je filtre la liste par période, statut, client, personnel ou mode de paiement.
- Je génère le rapport de caisse PDF pour une journée et m’en sers pour le rapprochement / la compta.
- J’exporte des factures en ZIP (PDF) ou en tableau Excel/PDF.
- Sur l’export tableau, je choisis les colonnes (client, date, articles, statut, etc.).
- Avec staff activé, je rattache un employé ; le pourboire lui est attribué.
- Je crée une facture sans client, puis une autre avec client.
- Pour une commande planifiée (pickup / delivery future), le client est exigé.
- Un rabais % ou $ fonctionne sur une ligne produit / service, pas sur un certificat-cadeau.
- Un rabais global facture s’applique correctement.
- Augmenter le total à la main crée un pourboire égal à la différence.
- Je combine deux modes de paiement (ex. prépayé + comptant) sur une facture.
- N/D n’est possible que si le total est 0, et seul.
- J’annule une facture non payée ; je rembourse une facture payée.
- J’envoie la facture par e-mail quand le client a un courriel.
- Je comprends le lien éventuel avec une commande ou un rendez-vous.