Rendez-vous
Groupe de menu Rendez-vous — agenda, Calendrier, liste, salles et (si activé) Formulaires clients.
Qu’est-ce qu’un rendez-vous ?
Un RDV lie typiquement :
flowchart LR client[Client] ss[Sous_service] staff[Employe] rdv[Rendez_vous] client --> rdv ss --> rdv staff --> rdv
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Client | Qui vient |
| Sous-service(s) | Quoi (prix / durée du catalogue) |
| Employé (staff) | Qui réalise |
| Salle | Où (si le magasin gère les salles) |
| Horaires | Début / fin |
| Statut | Réservation (attente, accepté, annulé…) |
| Flux | Avancement du jour (prêt, en salle, terminé…) — voir Agenda du jour |
Deux modes de création
1) Depuis le site vitrine
Le client réserve en ligne.
| Point | Comportement |
|---|---|
| Statut à la création | En attente (pending) |
| E-mail / SMS | Notification « RDV en attente » (selon modèles / modules) |
| Admin | Notification dans le menu notifications en haut de l’admin |
| Annulation par le client | Le client peut toujours annuler son RDV avant la limite définie dans les réglages (Settings Website / paramètres de réservation vitrine — ex. Limite annulation sans frais : X heures avant le début) |
Après acceptation / refus par l’équipe, le client peut recevoir d’autres notifications selon le statut.
2) Depuis l’admin EliaFlow
Un utilisateur EliaFlow crée le RDV dans :
- le calendrier des RDV, ou
- la liste Rendez-vous, ou
- la fiche client (onglet RDV).
| Point | Comportement |
|---|---|
| Statut à la création | Accepté directement (+ flux Prêt à démarrer) |
| Modification | Date, heures, staff, salle, services… tant que le RDV n’est pas dans un statut « fermé » (voir ci‑dessous) |
| Annulation | Annulé par le vendeur (équipe) — distinct de l’annulation client |
Modifier un RDV (admin) et notifications
L’équipe peut modifier un RDV (horaires, date, etc.) ou l’annuler (annulé par le vendeur), dans les limites du statut.
Avant d’enregistrer, l’utilisateur EliaFlow choisit d’envoyer ou non la notification au client :
| Option | Effet |
|---|---|
| Notifications courriel | Oui / Non |
| Notifications SMS | Oui / Non |
Ainsi vous contrôlez si le client est prévenu à chaque changement.
Sur le calendrier, un glisser-déposer (déplacement / durée) suit le même principe en deux étapes : d’abord Confirmer les modifications / Annuler la modification, puis — si une notif est possible — Enregistrer et envoyer ou Enregistrer sans notifier. Détail : Calendrier — glisser-déposer.
Les mêmes cases pilotent aussi les rappels automatiques (14 j / 48 h / 2 h) : un seul canal par rappel, SMS en priorité ; le courriel part seulement si le SMS n’est pas possible / pas coché et que Notifier par courriel est coché. Détail et exemples : Notifications de rendez-vous.
Envoi manuel à tout moment
Indépendamment d’une modification, vous pouvez envoyer un e-mail (et souvent un SMS) au client avec le statut actuel du RDV — actions du type « Envoyer la notification courriel / SMS » sur la liste ou la fiche.
(Selon le statut ; certains statuts comme le no-show peuvent ne pas avoir de modèle d’envoi.)
Statuts de réservation
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Demande (souvent depuis le site) ; pas encore confirmée |
| Accepté | Confirmé par l’équipe (création admin = déjà accepté) |
| Refusé | Demande déclinée |
| Annulé par le client | Le client a annulé (dans la fenêtre autorisée ou via processus) |
| Annulé par le vendeur | L’équipe a annulé |
| Non présenté (Absent) | Client ne s’est pas présenté (souvent depuis l’Agenda du jour) |
Date / heure : en général non modifiables une fois le RDV annulé, refusé ou en no-show.
Statuts de flux (Agenda du jour)
Le flux opérationnel suit le déroulement dans la journée (kanban) — distinct du statut de réservation :
| Flux | Signification |
|---|---|
| Prêt à démarrer | Prévu, pas encore en salle |
| En salle | En cours → crée souvent la facture non payée |
| Terminé | Passage fini (durée en salle enregistrée) |
| Absent | No-show dans le flux du jour |
Détail : Agenda du jour.
Dupliquer un RDV
Vous pouvez dupliquer un rendez-vous (liste, calendrier, menu d’actions) pour créer rapidement un nouveau RDV sur une autre date, en repartant des infos (client, services, etc.).
Règles utiles
| Règle | Explication |
|---|---|
| Créneau | Évite les chevauchements selon staff / salle (réglages admin ; le site n’accepte jamais le chevauchement). |
| Sous-service archivé | Plus proposé pour un nouveau RDV. |
| Facturation | Un RDV peut être lié à une facture (ex. passage En salle). |
| Même agenda | Site et admin alimentent le même système de RDV. |
Formulaires clients (pré-RDV)
Si le module Formulaires clients est allumé (Contrôle des modules) et que votre rôle a les droits : designer FR/EN, import PDF, lien public, envoi avec les rappels RDV.
Détail : Formulaires clients.
Pages du menu
| Menu admin | Page du guide |
|---|---|
| Agenda du jour | Agenda du jour |
| Calendrier | Calendrier |
| Rendez-vous | Rendez-vous (liste) |
| Planifications de salle | Planifications de salle |
| Formulaires clients | Formulaires clients |
Réglages : calendrier · notifications / rappels · réservation site · e-mails · SMS.
Critères de réussite
- Je distingue création site (pending + annulation client avant la limite settings) et création admin (accepté).
- Avant une modif, je choisis d’envoyer ou non e-mail / SMS au client.
- Je peux renvoyer manuellement le statut actuel par e-mail.
- Je connais les statuts de réservation et les flux de l’Agenda du jour.
- Je peux dupliquer un RDV sur une autre date.
- Si le module est ON, je sais où gérer les formulaires clients.